Hysbysiad Preifatrwydd Tenantiaid
Mae’r Hysbysiad Preifatrwydd Tenantiaid hwn yn egluro pa ddata personol yr ydym ni, Barcud, yn ei gadw amdanoch a sut yr ydym yn ei gasglu ac yn ei ddefnyddio, tra byddwch yn denant gyda ni ac ar ôl i chi adael. Mae’n berthnasol i denantiaid presennol a chyn-denantiaid.
Mae’n ofynnol, dan gyfraith diogelu data, i ni roi i chi’r wybodaeth sydd yn yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn. Mae’n bwysig eich bod yn darllen yr Hysbysiad Preifatrwydd yn ofalus, ynghyd ag unrhyw wybodaeth arall y gallem ei rhoi i chi o bryd i’w gilydd ynghylch sut yr ydym yn casglu ac yn defnyddio eich data personol. Dylech ddarllen ein Polisi Diogelu Data hefyd sy’n egluro ein rhwymedigaethau o ran data personol a sut yr ydym yn ei gadw’n ddiogel, ac sy’n egluro’r hyn yr ydym yn ei ddisgwyl gennych chi pan fyddwch yn ymdrin â data personol yn ystod eich tenantiaeth.
Mae’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn berthnasol o 1 Tachwedd 2020 ymlaen. Nid yw’n rhan o’ch tenantiaeth nac o unrhyw gontract arall i ddarparu gwasanaethau, ac nid yw’n rhoi unrhyw hawliau i chi dan gontract. Gallwn ddiweddaru’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn unrhyw bryd.
Pwy yw’r rheolydd?
At ddibenion cyfraith diogelu data, Barcud yw’r “rheolydd”. Rydym wedi ein cofrestru gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, a’n rhif cofrestru yw Z2005481. Mae hynny’n golygu ein bod yn gyfrifol am benderfynu sut y byddwn yn cadw ac yn defnyddio data personol amdanoch.
Ein Swyddog Diogelu Data yw Ysgrifennydd Cwmni’r Grŵp. Mae’r Swyddog Diogelu Data yn gyfrifol am roi gwybod i ni a’n cynghori am ein rhwymedigaethau o ran cyfraith diogelu data, ac mae’n gyfrifol am fonitro i ba raddau yr ydym yn cydymffurfio â’r rhwymedigaethau dan sylw. At hynny, y Swyddog Diogelu Data yw eich cyswllt cyntaf os oes gennych unrhyw gwestiynau neu bryderon am ddiogelu data.
Pa fath o ddata personol yr ydym yn ei gadw amdanoch?
Mae data personol yn golygu unrhyw wybodaeth sy’n ymwneud ag unigolyn byw y mae modd ei adnabod (yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol), yn benodol drwy gyfeirio at ddyfais adnabod (e.e. enw, rhif Yswiriant Gwladol, cyfeirnod tenantiaeth, cyfeiriad ebost, nodweddion corfforol). Gall fod yn ffeithiol (e.e. manylion cyswllt neu ddyddiad geni), yn farn am gamau gweithredu neu ymddygiad unigolyn, neu’n wybodaeth a allai effeithio fel arall ar yr unigolyn hwnnw o safbwynt personol neu o safbwynt busnes.
Rydym yn cadw ac yn defnyddio gwahanol fathau o ddata personol amdanoch, gan gynnwys, er enghraifft: manylion bywgraffiadol; manylion am delerau eich tenantiaeth gyda ni; manylion am eich rhent a’ch taliadau gwasanaeth, ac ati.
Mae cyfraith diogelu data yn rhannu data personol yn ddau gategori: data personol arferol a data categori arbennig. Data categori arbennig yw unrhyw ddata personol sy’n datgelu gwybodaeth am darddiad hiliol neu ethnig, safbwyntiau gwleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, aelodaeth o undeb llafur, anhwylderau corfforol neu anhwylderau iechyd meddwl, bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol, neu ddata biometrig neu enetig a ddefnyddir i adnabod unigolyn. (Data personol arferol yw unrhyw ddata arall.)
Pam yr ydym yn cadw eich data personol ac ar ba sail gyfreithiol yr ydym yn gwneud hynny?
Rydym yn cadw ac yn defnyddio eich data personol arferol at ddibenion sy’n ymwneud â’ch tenantiaeth a dibenion gweinyddu busnes. Bydd hynny’n cynnwys, er enghraifft: rheoli ein perthynas â chi fel tenant; mynd i’r afael ag ymddygiad gan gynnwys ymddygiad gwrthgymdeithasol.
Mae cyfraith diogelu data yn nodi’n benodol ar ba seiliau cyfreithiol y gallwn gadw a defnyddio data personol.
Gan amlaf, byddwn yn dibynnu ar un neu fwy o’r seiliau cyfreithiol canlynol pan fyddwn yn prosesu eich data personol:
Os oes angen y data arnom i gyflawni’r contract yr ydym wedi’i lunio â chi, boed yn gytundeb tenantiaeth, yn gontract ar gyfer gwasanaethau neu’n fath arall o gontract.
Rydym yn defnyddio’r wybodaeth a gawn gennych yn y ffyrdd canlynol:
Er mwyn ymateb i unrhyw ymholiadau
Er mwyn gwneud gwaith atgyweirio a chynnal a chadw yn eich cartref
Er mwyn monitro eich taliadau rhent a’ch taliadau gwasanaeth
Er mwyn monitro bodlonrwydd â’n gwasanaethau
Er mwyn rhoi gwybod i chi am newidiadau i’ch tenantiaeth
Er mwyn rhoi gwybod i chi am newidiadau yn Barcud
Er mwyn cysylltu â chi dros y ffôn neu drwy neges destun, neges ebost neu’r post (os oes caniatâd wedi’i roi) i gael eich barn am y gwasanaeth a ddarperir gan Barcud
Er mwyn gwella gwasanaethau.
Os oes angen y data arnom i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol. Fel rheol, gallai hynny gynnwys rhwymedigaethau cyfreithiol megis y rhwymedigaeth i wneud gwaith atgyweirio a darparu gwasanaeth cynnal a chadw.
Os yw’r data yn angenrheidiol i’n buddiannau dilys ac os nad yw eich buddiannau a’ch hawliau sylfaenol chi yn drech na’r buddiannau dan sylw. Gallai hynny gynnwys, er enghraifft, rheoli eich tenantiaeth a monitro bodlonrwydd â’n gwasanaethau.
Rydym yn cadw ac yn defnyddio eich data categori arbennig at ddibenion sy’n cynnwys, er enghraifft: gwneud addasiadau i’ch cartref er mwyn ymateb i anhwylderau iechyd, monitro cyfle cyfartal ac amrywiaeth yn ein sefydliad.
Gan fod data categori arbennig fel rheol yn fwy sensitif na data personol arferol, mae angen i ni gael sail gyfreithiol ychwanegol i’w gadw a’i ddefnyddio. Gan amlaf, yn ogystal ag un o’r seiliau cyfreithiol a restrir uchod, byddwn yn dibynnu ar un neu fwy o’r seiliau cyfreithiol ychwanegol canlynol pan fyddwn yn prosesu eich data categori arbennig:
- Os oes angen i ni arfer ein hawliau cyfreithiol neu gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol yng nghyswllt eich tenantiaeth neu fudd-daliadau a bod y prosesu’n digwydd yn unol â’n Polisi Diogelu Data (rhwymedigaeth/hawl gyfreithiol yng nghyswllt tenantiaeth)
- Os oes angen gwneud hynny er budd y cyhoedd, megis at ddiben sicrhau cyfle cyfartal ac yn unol â’n Polisi Diogelu Data (budd y cyhoedd o ran monitro cyfle cyfartal yn Barcud).
O bryd i’w gilydd, mae’n bosibl y byddwn yn cadw ac yn defnyddio data personol arferol: er budd y cyhoedd er mwyn canfod neu atal trosedd; neu, os oes angen, er mwyn gwarchod eich buddiannau allweddol i fywyd chi neu fuddiannau allweddol i fywyd rhywun arall. Mae’n bosibl hefyd y byddwn yn cadw ac yn defnyddio data categori arbennig weithiau: er mwyn profi, arfer neu amddiffyn hawliad cyfreithiol; neu, os oes angen, er mwyn gwarchod eich buddiannau chi (neu fuddiannau rhywun arall) os nad ydych yn alluog i roi eich caniatâd; neu os ydych eisoes wedi gwneud y wybodaeth yn wybodaeth gyhoeddus.
Weithiau, mae’n bosibl y byddwn yn defnyddio eich data personol at ddibenion sy’n wahanol i’r dibenion y cafodd y data ei gasglu ar eu cyfer, neu sy’n anghydnaws â’r dibenion hynny. Os byddwn yn gwneud hynny, byddwn yn rhoi gwybod i chi ac yn esbonio ein sail gyfreithiol dros ddefnyddio eich data yn y modd hwnnw, fel sy’n ofynnol dan gyfraith diogelu data.
Sut y byddwn yn casglu eich data personol?
Chi fydd wedi darparu’r rhan fwyaf o’r data personol amdanoch y byddwn yn ei gadw ac yn ei ddefnyddio. Caiff data personol arall amdanoch yr ydym yn ei gadw ac yn ei ddefnyddio ei gynhyrchu gennych chi yn rhan o’ch cais am dŷ ac yn ystod eich tenantiaeth, er enghraifft, yn rhan o’ch gohebiaeth drwy ebost ynghylch cais am dŷ.
Caiff rhywfaint o’r data personol amdanoch yr ydym yn ei gadw ac yn ei ddefnyddio ei ddarparu neu’i gynhyrchu gan ffynonellau mewnol yn rhan o’r gwaith o redeg ein busnes. Er enghraifft, efallai y bydd gweithwyr yn cyfeirio atoch mewn negeseuon ebost neu ddogfennau, yn rhan o’u gohebiaeth â chi yn ystod eich tenantiaeth. Byddwn yn monitro hynny er mwyn gwella gwasanaethau, ac mae’n bosibl y caiff gwybodaeth amdanoch ei chynhyrchu yn rhan o’n gwaith cynllunio busnes a chynllunio gweithredol. Bydd y data hwnnw’n parhau yn ddienw pan fo’n briodol.
Mae’n bosibl y bydd peth o’r data personol amdanoch yr ydym yn ei gadw ac yn ei ddefnyddio yn dod o ffynonellau allanol. Er enghraifft: wrth gynnig cartref i chi, byddem wedi casglu data o’r Gofrestr Tai Gyffredin.
Os byddwch yn rhoi data personol rhywun arall i ni:
Weithiau, mae’n bosibl y byddwch yn rhoi data personol rhywun arall i ni – e.e. manylion eich perthynas agosaf neu’r sawl y dylem gysylltu â nhw mewn argyfwng. Mewn achosion o’r fath, rydym yn gofyn i chi ddweud wrth yr unigolyn pa ddata personol amdano yr ydych yn ei roi i ni. Rhaid hefyd i chi roi ein manylion cyswllt i’r unigolyn a rhoi gwybod iddo y dylai gysylltu â ni os oes ganddo unrhyw ymholiadau ynghylch sut y byddwn yn defnyddio ei ddata personol.
phwy yr ydym yn rhannu eich data personol?
Ni fyddwn yn rhannu eich data personol â thrydydd partïon oni bai bod gennym sail gyfreithiol briodol dan gyfraith diogelu data, sy’n caniatáu i ni wneud hynny. Gan amlaf, gallai hynny gynnwys sefyllfaoedd lle’r ydym yn darparu’r wybodaeth er mwyn cydymffurfio â’n dyletswyddau dan gontract i ddarparu gwasanaeth cynnal a chadw ac atgyweirio i’ch cartref; neu os yw ein buddiannau dilys yn golygu bod hynny’n angenrheidiol er mwyn gwella gwasanaethau, monitro bodlonrwydd â’n gwasanaethau, neu anfon gwybodaeth drwy’r post oddi wrth Barcud.
Canlyniadau peidio â darparu data personol
Dim ond pan fydd gennym reswm da dros wneud hynny y byddwn yn gofyn i chi ddarparu data personol, felly gallai fod yna ganlyniadau os na fyddwch yn darparu gwybodaeth benodol i ni. Mae peth o’r data personol yr ydych yn ei ddarparu i ni’n ofynnol dan y gyfraith. Er enghraifft, os na fyddwch yn darparu:
Enw(au) ymgeisydd (ymgeiswyr)
Cyfeiriad(au) blaenorol
Manylion cyswllt
Dyddiad(au) geni
Rhif(au) Yswiriant Gwladol
Enw a dyddiad geni ar gyfer pob aelod o’ch aelwyd
Gwybodaeth am gysylltiad lleol
Gwybodaeth am addasiadau
Unrhyw ymwneud ag asiantaethau eraill
Gwybodaeth ariannol a gwybodaeth am gyflogaeth a budd-daliadau
Manylion am euogfarnau troseddol a ddatgelwyd.
Mae’n bosibl y byddwn yn gofyn i chi ddarparu data personol arall os oes arnom ei angen er mwyn i ni gyflawni ein rhwymedigaethau dan gontract i chi, neu er mwyn i chi gyflawni eich rhwymedigaethau dan gontract i ni, neu os oes angen i ni ddefnyddio’r data er mwyn ein buddiannau dilys.
Os byddwch yn penderfynu peidio â darparu’r data personol y gofynnir amdano, byddwn yn rhoi gwybod i chi am oblygiadau penodol unrhyw benderfyniad o’r fath ar yr adeg berthnasol.
Am ba hyd y byddwn yn cadw eich data personol?
Ni fyddwn yn cadw eich data personol am gyfnod hwy nag sydd raid ar gyfer ein dibenion cyfreithiol.
Rydym yn ystyried y meini prawf canlynol wrth benderfynu ar y cyfnod cadw priodol ar gyfer data personol tenantiaid:
- swm, natur a sensitifrwydd y data personol
- y risg o niwed os caiff y data ei ddefnyddio neu’i ddatgelu heb awdurdod
- y dibenion yr ydym yn prosesu eich data personol ar eu cyfer ac am ba hyd y mae angen y data penodol arnom er mwyn cyflawni’r dibenion hynny
- am ba hyd y mae’r data personol yn debygol o barhau’n gywir ac yn gyfredol
- am ba hyd y gallai’r data personol fod yn berthnasol i hawliadau cyfreithiol posibl yn y dyfodol
- unrhyw ofynion perthnasol o ran y gyfraith, cyfrifyddu, cyflwyno adroddiadau neu reoleiddio, sy’n pennu am ba hyd y mae’n rhaid cadw cofnodion penodol.
O ystyried yr amrywiaeth o ddata personol am denantiaid yr ydym yn ei ddefnyddio, a’r amgylchiadau amrywiol yr ydym yn ei ddefnyddio ynddynt, mae’n anodd pennu ymlaen llaw am ba hyd yn union y byddwn yn cadw eitemau penodol o ddata personol. Os yn bosibl, byddwn yn nodi cyfnodau cadw sy’n berthnasol i’ch data personol, sydd wedi’u pennu ar sail y meini prawf uchod ac sy’n cyfateb i’r cyfnod hiraf y byddwn yn cadw’r data fel rheol. Caiff hynny ei nodi yn y Polisi Diogelu Data. Yn aml, mae’n bosibl y byddwn yn cadw eitemau penodol o’ch data personol am gyfnod llai. Fodd bynnag, gallai fod amgylchiadau hefyd lle mae’n briodol i ni gadw eitemau penodol o’ch data personol am gyfnod hwy nag a nodir yn y Polisi Diogelu Data. Yn benodol, byddwn bob amser yn cadw eich data personol am y cyfnod y mae’n ofynnol i ni wneud hynny er mwyn cydymffurfio â gofynion o ran y gyfraith, cyfrifyddu, cyflwyno adroddiadau neu reoleiddio.
Caiff y penderfyniadau hynny eu gwneud ar sail amgylchiadau perthnasol, gan ystyried y meini prawf a restrir uchod.
Eich hawliau
Mae gennych nifer o hawliau cyfreithiol sy’n gysylltiedig â’ch data personol, a gaiff eu hamlinellu yma:
- Yr hawl i wneud cais testun data am gael gweld gwybodaeth. Mae hynny’n eich galluogi i gael gwybodaeth benodol am y modd yr ydym yn defnyddio eich data personol, ac i ofyn am gopi o’r data a gwirio ein bod yn ei brosesu mewn modd cyfreithlon.
- Yr hawl i ofyn i ni gywiro unrhyw ddata personol anghyflawn neu anghywir yr ydym yn ei gadw amdanoch.
- Yr hawl i ofyn i ni ddileu’r data personol yr ydym yn ei gadw amdanoch neu gael gwared ag ef os nad oes rheswm da i ni barhau i’w brosesu. Mae gennych yr hawl hefyd i ofyn i ni ddileu eich data personol neu gael gwared ag ef os ydych wedi arfer eich hawl i wrthwynebu unrhyw brosesu (gweler isod).
- Yr hawl i wrthwynebu’r ffaith ein bod yn prosesu eich data personol os ydym yn dibynnu ar ein buddiannau dilys (neu fuddiannau dilys trydydd parti) ac na allwn ddangos rheswm cymhellol dros barhau i’w brosesu.
- Yr hawl i ofyn i ni gyfyngu ar y modd yr ydym yn prosesu eich data personol. Mae hynny’n eich galluogi i ofyn i ni roi’r gorau dros dro i brosesu data personol amdanoch, er enghraifft os ydych am i ni gadarnhau bod y data’n gywir neu am gadarnhau’r rheswm dros ei brosesu.
- Yr hawl i ofyn i ni drosglwyddo eich data personol i chi neu i barti arall, mewn ffurf strwythuredig. Mae’r hawl hon yn berthnasol i ddata yr ydych wedi’i ddarparu, os y sail gyfreithiol dros ddefnyddio’r data yw bod angen gwneud hynny er mwyn cyflawni contract ac os ydych wedi rhoi caniatâd i ni ei ddefnyddio (caiff hynny ei alw’n hawl i “gludadwyedd data”).
Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau uchod, ysgrifennwch at y Swyddog Diogelu Data. Dylech nodi nad yw’r hawliau hyn yn hawliau absoliwt, ac mewn rhai amgylchiadau mae’n bosibl y bydd gennym hawl i wrthod rhan neu’r cyfan o’ch cais.
Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu bryderon am y modd yr ydym yn defnyddio eich data personol, gallwch gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data yn Barcud.
Os byddwch yn teimlo nad ydym wedi ymdrin yn gywir â’ch data personol, gallwch gyflwyno cwyn i’r awdurdod goruchwylio diogelu data. Mae manylion Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth i’w gweld ar www.ico.org.uk
Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu bryderon am y modd y mae Grŵp Barcud yn defnyddio eich data personol, gallwch gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data.
Barcud
Swyddog Diogelu Data Barcud
Uned 4
Parc Busnes Pont Steffan
Llanbedr Pont Steffan
Ceredigion
SA48 7HH
Ebost: post@barcud.cymru Ffôn: 0300 111 3030 Gwefan: www.barcud.cymru